Der Beleg ist mit der Adresse des Tierhalters, der Registriernummer des Tierhalters in Klarschrift und Barcode und mit der Transpondernummer in Klarschrift und Barcode vorgedruckt. Der Beleg liegt der Transponderlieferung bei, wie auch Etiketten mit der Barcodenummer des Transponders.

Der Beleg ist maschinenlesbar. Zahlen und Druckbuchstaben in Großschrift müssen in die vorgesehenen Kästchen geschrieben werden, bitte nicht über die Ränder hinausschreiben. Zahlen immer rechtsbündig eintragen. Ankreuzfelder sind optisch schon daran zu erkennen, dass sie wesentlich kleiner sind als solche für Zahlen und Druckbuchstaben in Großschrift.
Für das Ausfüllen des Beleges ist ein Kugelschreiber mit schwarzer Mine zu verwenden.

Alle Pflichtfelder sind auszufüllen. Die Equidennummer (UELN) kann angegeben werden, wenn der Equide eine besitzt. Freiwillig ist zudem die Angabe des Tiernamens. Der Eigentümer muss nur dann eingetragen werden, falls er vom Halter abweicht. Wichtig sind die Unterschriften des Equidenhalters und des Kennzeichners. Sollte eine der Pflichtangaben fehlen, kann kein Equidenpass ausgestellt werden und das hat einen aufwändigen Schriftwechsel zur Folge.

Für diesen Teil ist der Equidenhalter zuständig und bestätigt die Angaben mit seiner Unterschrift.

In das Feld für den Barcodeaufkleber des gesetzten Transponders bitte ein mit dem entsprechenden Transponder geliefertes Etikett einkleben.

Das Geburtsdatum mit Tag, Monat, Jahr eintragen. Das Jahr wird nur mit den letzten beiden Zahlen gemeldet. Beispiel: Für das Jahr 2010 wird nur 10 angegeben.

Die Art bitte ankreuzen. Bei Kreuzungen nur das Feld Kreuzungen markieren und nicht zusätzlich die Arten aus denen die Kreuzung entstanden ist.

Die Equidennummer (UELN) ist nur dann einzutragen, wenn der Equide eine solche Nummer hat – kein Pflichtfeld.

Die Farbe ist entsprechend dem Farbschlüssel auf der Rückseite des Formulars anzugeben.

Wurde der Equide aus einem EU-Mitgliedsland oder einem Drittland eingeführt und hat der Equide keinen Pass, der den EU-Anforderungen entspricht, ist das Einfuhrdatum, das Geburtsland (soweit bekannt) und das Herkunftsland (Land aus dem das Tier eingeführt wurde) anzugeben. Die Schlüssel für das Geburtsland und das Herkunftsland finden Sie auf der Rückseite des Antrags.

Der Tiername ist eine freiwillige Angabe.

Wird das Feld Nicht zur Schlachtung für den menschlichen Verzehr bestimmt angekreuzt, dann gilt dieser Status lebenslang für dieses Tier. Auch spätere Eigentumswechsel können diesen Staus nicht mehr ändern.

Eine Rücknahme der Meldung Nicht zur Schlachtung für den menschlichen Verzehr bestimmt ist in jedem Fall ausgeschlossen.

Weicht der Eigentümer des Equiden vom Halter ab, kann dies im Abschnitt Angaben zum ggf. abweichenden Eigentümer eingetragen werden.

Die zuvor gemachten Angaben bestätigt der Halter mit Datum und Unterschrift.

Die ordnungsgemäße Kennzeichnung mit dem oben angegebenen Transponder wird bescheinigt.

Für diesen Teil ist der Kennzeichner zuständig und bestätigt die Angaben mit seiner Unterschrift.

Die Implantationsstelle des Transponders ist mit Standard oder abweichend anzukreuzen.
Standard bedeutet: der Transponder wird unter aseptischen Bedingungen zwischen Genick und Widerrist in die Mitte des Halses im Bereich des Nackenbandes parenteral implantiert.

Das Kennzeichnungsdatum muss eingetragen werden.

Der Kennzeichner/ Kennzeichnungsberechtigte vermerkt im Feld Registrier-Nr. des Kennzeichners seine Registriernummer, ggf. ist auch die Mitbenutzernummer einzutragen, soweit vorhanden.

Die zuvor gemachten Angaben bestätigt der Kennzeichner mit Datum und Unterschrift.

Der vollständig ausgefüllte Antrag wird auf dem Postweg an den LKV geschickt. Die Adresse ist auf der Rückseite aufgedruckt und passt in ein Fensterkuvert bei Beachtung der Falzmarken.

Bei korrekten Angaben wird anschließend vom LKV ein Equidenpass erstellt. Sollten die Angaben nicht plausibel sein, erhält der Halter eine Fehlermeldung mit der Bitte die Angaben zu korrigieren.